Lunes, 02 Julio 2018 07:59

Trámites y gobierno electrónico: del cuño al clic (reportaje multimedia)

Escrito por José A. Fernández Salazar

Las Tunas.- Las nuevas medidas implementadas en Cuba para la institucionalización del país han significado también un incremento de las solicitudes de trámites, aunque no todas las entidades están preparadas para asumir esta tarea.

Son las 5:00 de la mañana y ya sobrepasan la veintena los que han querido madrugar para ser de los primeros en el registro de documentos de identidad.

Lejos de allí, el panorama es algo similar en la Oficina de Trámites. Alrededor de las colas crece una economía informal para vender café o un desayuno frugal, y por supuesto, los coleros, que lo mismo acaparan turnos que hacen guardia toda una noche.

Las esperas y madrugones no siempre se ven premiadas con la feliz conclusión de la gestión. A veces hay que ir más de una vez. Poco a poco la gente se va haciendo experta en el área y aconsejan al recién llegado o alardean de sapiencia sobre determinado procedimiento.

Los expertos hablan de que en Las Tunas, desde que en el 2010 se modificaron las regulaciones para la compraventa, donaciones y viajes al exterior, ha habido una explosión de solicitudes de trámites; sin embargo, ¿están preparadas las instituciones encargadas de procesarlos para lidiar con esa carga? ¿Qué alternativa pudiera existir para simplificar las normas o hacerlas más expeditas? ¿Cómo eliminar las vulnerabilidades que sirven de caldo de cultivo a la corrupción?

LABERINTO A LA ORDEN 

caric martirenaEn la Oficina de Trámites del municipio de Las Tunas nos recibe Yuniesky Pérez Sosa, su subdirector. Afuera nadie espera. "Es que hoy no viene la técnica de Planificación Física, sino, aquí no se pudiera caminar", dice.

Desde que en el 2015 se puso en vigor el Decreto-ley 322, que otorga al Instituto de Planificación Física las competencias de las antiguas unidades municipales inversionistas de la Vivienda, esta entidad se ha convertido en una de las más visitadas por la población. Lo prueba, que de las 12 mil 30 solicitudes de gestiones que recibieron en la Oficina en el 2017, cinco mil 121 fueron específicamente para ella, y en lo que va de año, casi la mitad de los cuatro mil 371 le corresponden.

En la Dirección Provincial de esta institución, Yuritza Escalona, especialista principal del Departamento de Trámites, explica que la demanda ha aumentado, pero las condiciones de trabajo y las plantillas que existen no son las idóneas para satisfacerla.

Al respecto, Pérez Sosa sostiene que también influyen la preparación insuficiente del personal y problemas de organización, aunque "hay que hacer una labor más fuerte".

Al indagar sobre la forma en que se ejecutan los trámites, nos encontramos con un sinuoso laberinto de procedimientos. Luego de recibir los expedientes en las oficinas, los trasladan  hacia los centros donde deben procesarse. Allí son elaborados, completamente a mano, por una fuerza técnica que fluctúa y debe ser calificada constantemente. Los archivos no se encuentran en las mejores condiciones y existen dificultades con el transporte para realizar las visitas de inspección técnica.

Otras de las instituciones que han visto incrementada la petición de sus servicios son las notarías. Joan Arzuaga Rodríguez, subdirector general de la Dirección Provincia de Justicia, afirma que ante la explosión de solicitudes han surgido tensiones en la plantilla existente en el territorio.

"Estamos presentado problemas en el municipio de Colombia, sin notario, y en Manatí Jobabo y 'Jesús Menéndez' tenemos que sustituirlo temporalmente con especialistas de Las Tunas por situaciones puntuales", asegura.

Esa realidad se traduce para los ciudadanos en mayores insatisfacciones y tiempo de espera, además de que sirve de caldo de cultivo para manifestaciones de corrupción.

Una encuesta realizada por este Periódico evidenció que la mayoría de las personas terminan gestionando sus propios trámites ante la incapacidad de las instituciones encargadas de hacerlo. De igual forma, el lapso para la respuesta a una solicitud generalmente sobrepasa los términos establecidos por la Ley, además de que hay que realizar por lo menos cuatro visitas como promedio a los establecimientos y abundan los errores en la confección de los papeles.

De acuerdo con el sondeo, alrededor del 90 por ciento de los ciudadanos que tramitan no es porque hayan incrementado su cultura jurídica y quieran tener sus documentos al día, sino porque están en la obligación de efectuar algún acto declarativo como permuta, compra-venta o pedido de un certificado, y por ello están apremiados.

Más del 80 por ciento de los encuestados dijo sentirse insatisfecho con el trato recibido y considera que exigen demasiados pasos para resolver cuestiones que son necesarias para mantener la legalidad y el orden.

DE LA PLANILLA A LA BASE DE DATOS

161004 GobiernoElectrónico 600Desde las instituciones encargadas de los trámites existe conciencia de las preocupaciones de la población. Ello ha motivado la puesta en práctica de varias estrategias, aunque algunas, en ocasiones redunden en malestar.

Entre estas se encuentra la decisión de la Dirección Municipal de Planificación Física de Las Tunas de solo atender al público los lunes, miércoles y viernes. Yuritza Escalona explica que ello ha permitido reducir a poco más de 200 los más de 800 procesos que se encontraban fuera de término, aunque solo en el municipio de Las Tunas ha habido jornadas en las que se han recibido más de un centenar de solicitudes.

Por su parte, Pérez Sosa, desde la Oficina de Trámites de Las Tunas, precisa que "hay modificaciones que están en estudio. La Ley de la Vivienda ha tenido más de 15 transformaciones en los últimos años y eso da una idea de que en el país se han tomado medidas para hacer más rápidas y simples las gestiones".

El directivo adelanta que evalúan ampliar las competencias de esta entidad (cuya primera experiencia en la Isla fue precisamente en la provincia) con los servicios de notarías, registros, asesoría legal y documentos de identidad, algo que ya existe en Artemisa y Mayabeque.

Sin embargo, hay propuestas más audaces concebidas a la luz de las facilidades que brindan las prestaciones del gobierno electrónico, una nueva forma de gestión mediante la utilización de las tecnologías de la informática y las comunicaciones.

Desde hace varios años, aunque de forma aislada y con limitaciones, Cuba ha desarrollado proyectos que evidencian la viabilidad de esta iniciativa para que los trámites de la población ganen en transparencia, veracidad y agilidad.

Lea más: Análisis del gobierno electrónico en Cuba

Ránking mundial del gobierno electrónico

Wílliam Amed Tamayo Guevara, especialista general del Grupo de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas de los Joven Club de Computación en Las Tunas, comenta que a partir de la implementación de la Política de Informatización cada territorio ha trazado su estrategia teniendo como línea fundamental la puesta en marcha de lo que se conoce como Portal del Ciudadano, que servirá como canal bidireccional de comunicación Gobierno-ciudadano, permitirá realizar trámites, consultar información y consumir servicios.

En las provincias de Pinar del Río y Granma, abundan las buenas sensaciones con este proyecto, que en Las Tunas se enrumba con la cooperación de la Empresa de Aplicaciones Informáticas Desoft. Mientras tanto, desde los propios Joven Club hay programas como AtencionOnline, que es un sistema de información utilizado para la informatización del proceso de gestión de incidencias.

También está Seat, un sistema empresarial para la gestión del transporte, que permite mejor control y explotación de los recursos disponibles, evaluación en tiempo real del funcionamiento diario de la empresa y en general, apoyar el proceso de toma de decisiones de forma oportuna. La segunda parte de la concepción está dirigida directamente hacia la población, que incluye la puesta en marcha de pantallas públicas en los lugares de mayor afluencia de viajeros, con información en tiempo real sobre el servicio que se le presta.
¿No cabría la posibilidad de idear creaciones similares para la gestión de los trámites?

NO ES UN GASTO, SINO UNA INVERSIÓN

Que exista una gran distancia entre la concreción de estas iniciativas y su uso por parte de la población tiene que ver más con cuestiones materiales y de cambio de mentalidad, que con las capacidades de recursos humanos presentes en el territorio para desarrollarlos.

Lo más curioso es que Las Tunas podría establecer pautas en la Isla, toda vez que en la Dirección Provincial de Planificación Física se desarrolló un sistema informatizado (SIPLAF), mediante el cual los usuarios obtendrían detalles sobre las gestiones, emitir alguna queja y en particular, hacer pedidos de microlocalización.

Lea más: Desarrollan sistema informático para trámites en Planificación Física

A pesar de las buenas opiniones que ha recibido, las cuales lo califican como un proyecto prometedor, su implementación no ha sido ágil. Según abunda Yuritza Escalona, no existen las condiciones materiales para ello.

"A largo plazo pudiera implementarse este software, pero no depende de nosotros sino del país, que ponga el financiamiento o los equipos necesarios. Ya para el año pasado no se pudieron comprar computadoras. Creo que es bastante complejo, primero habría que ponerlo un período a prueba y si funciona, extenderlo", opina Escalona.

En la Oficina de Trámites del municipio Las Tunas, por ejemplo, vendría muy bien un sistema informático para la atención y control de trámites, pero allí tampoco cuentan con los medios necesarios de conectividad.

El estado actual de los archivos de esas dos instituciones habla del imperativo de acometer su digitalización, toda vez que se trata de expedientes que deben conservarse por largos períodos de tiempo, pero ya muestran síntomas de deterioro por las condiciones de hacinamiento en que se almacenan.

Precisamente, la creación de una base de datos digitalizada es una de las tareas en las que más avanzan en la Dirección Provincial de Justicia.

Joan Arzuaga Rodríguez, subdirector general, precisa que como parte de la implementación de los programas CIREC-1 y CIREC-2, se desarrolla la automatización de los registros; sin embargo, no avanzan a la velocidad requerida y han existido situaciones a la hora de insertar los datos por lo que se están tomado medidas.

Aquí también existen preocupaciones con la infraestructura material necesaria para soportar estos servicios y la seguridad informática.

cnexion-cubaAl respecto, Amed Tamayo considera que disponer de la tecnología no es un gasto sino una inversión que se recupera en la explotación adecuada de esa tecnología, informatizando y optimizando procesos, generando conocimiento nuevo, elevando la preparación del personal y la eficiencia de una empresa.

En cuanto a la seguridad informática y la privacidad de datos, el especialista manifiesta que hay actualmente estándares internacionales para acreditar este tipo de sistemas, los cuales se pueden aplicar sin grandes dificultades en Cuba. "El factor humano siempre será fundamental y determinante; la cultura, el conocimiento y el cumplimiento de las normas establecidas, la preparación a toda la sociedad en los temas generales de seguridad resulta fundamental", dice.

A UN CLIC DE DISTANCIA

Con una tarjeta magnética y la aplicación Transfermóvil en un celular, actualmente en Cuba se pueden hacer varias gestiones, como el pago de determinados servicios. La experiencia, aunque no ha estado exenta de dificultades, es un paso prometedor en el crecimiento del uso social (y no solamente lúdico) de las nuevas tecnologías.

En el ámbito de los trámites, situado entre los temas que más disgusto genera en la población (es uno de los tres planteamientos más reiterados en las reuniones de Rendición de Cuenta), las soluciones que se proponen desde el gobierno electrónico pudieran contribuir a lograr mayor agilidad y transparencia. En el camino habría que desterrar prejuicios, incrementar la capacitación de los recursos humanos, invertir con inteligencia, apoyar los proyectos existentes y sobre todo, aprovechar la creatividad e inventiva que prolifera en el país.

Así, completar un trámite, un proceso tan necesario para una nación que apuesta cada día más por la institucionalización de sus procesos, no sería la reiterada proyección de la cincuentenaria película de Gutiérrez Alea, La muerte de un burócrata, sino un paso tan sencillo, como marcar un clic.

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